Thursday, September 10, 2009

அழகா இமெயில் எழுதலாம் வாங்க - பகுதி 2

பகுதி 1 இங்கே

போன பகுதியில் ID ஐ தெரிவு செய்வது, CC, BCC பத்தி பாத்தோம், இந்த பகுதியில் Subject மற்றும் Body of Email பத்தி பாக்கலாம்.

Subject Line:
உங்கள் இமெயில் பெறுனரின் உடனடி கவனத்தைப் பெற Subject line மிக முக்கியம். இங்கே நீங்கள் இமெயிலில் சொல்லி இருக்கும் விஷயத்தை
ஒரு வரியில் சொல்லப் பாருங்கள். Appointment கேட்கும் இமெயிலுக்கு "Need a hearing from you" என அடிக்கலாம்.
சந்திப்பு நடந்த பின் Followup இமெயில் மிக முக்கியம், இதற்கு “Honored meeting you" என அடிக்கலாம். அறிமுகம் அதிகமில்லாதவருக்கு
Email from Vadivelu / Kokran Mekran company என்று அடிக்கலாம்.

Status Update on Project X, Request for Leave, Orders expected this week, Minutes of the meeting held on..
போன்றவை பெறுனருக்கு நீங்கள் சொல்ல வரும் விஷயத்தைப் பத்தி ஓரளவுக்கு சொல்லி விடும். பின்னர் இமெயிலில் விளக்குவதற்கும்
இது உதவியாக இருக்கும்.

இன்னொறு விஷயம். Priority Option / Read Receipt ஐ அடிக்கடி உபயோகப் படுத்துவதை தவிர்க்க வேண்டும். எல்லா இமெயிலுக்கும்
Priority போட்டால், இவனுக்கு வேற வேலயே இல்ல எல்லா விஷயமும் அர்ஜெண்ட்தான் என்று எண்ணிவிடுவர். எனக்கு Read reciept பார்த்தால்
எரிச்சல் வரும், உங்களுக்கும் அப்படியே என நினைக்கிறேன். மிக முக்கியமாக பெறுனர் உங்கள் இமெயிலை பெற்ற / படித்த தகவல் தேவையென்றால்
இதை உபயோகிக்கலாம் (Legal matters, time bound replies etc). எல்லா இமெயிலுக்கும் இதை உபயோகிப்பது எரிச்சலையே உண்டு பண்ணும்.

கடிதப் பகுதியை மூணு பத்திகளாகப் பிரித்துக்கொள்ளுங்கள்.
1. Ice breaker
2. Content
3. Signoff

Ice Breaker : வெட்டி ஆபிசரான எனக்கே ஒரு நாளைக்கு ஆயிரத்துக்கு மேல இமெயில் வரும், பிஸியான மக்களுக்கு 2000க்கு மேல் சர்வசாதாரணமாக
வரும்.ஒரு சிலவற்றைத் தவிர மற்ற எல்லாம் Hi / Hello என்றே ஆரம்பிக்கின்றனர். Hi Barrak என்றோ Hello Mr. Obama என்றோ (Hello Mr. Barrak
என்பது மரபல்ல - மறந்திருக்க மாட்டீங்கன்னு நினைக்கிறேன்) Personalized ஆக தொடங்குங்கள். ஸ்ரீராம், என்று வெறும் பெயருடன் தொடங்குவது
முறையல்ல.

உங்கள் இமெயிலை படிப்பவர் பல வேலைகளுக்கு இடையில் இருப்பார், அவரது கவனத்தை உங்கள் இமெயிலின் பக்கம் திருப்ப தனித்திருக்க வேண்டும்.
அவரைப் பற்றியோ / விடுமுறையைப் பற்றியோ ஒரு வரி எழுதுங்கள். நான் உபயோகிக்கும் சில

Hope you get this note in good health and great spirits
Hope all is well with you.
Hope you and everyone at home are doing great.
Hope you had a great vacation at Florida.

இயந்திரத்தனமான இமெயில்களையே பார்த்து பழகியவர்களுக்கு இந்த வரிகள் Refresing ஆக இருக்கும்.

2. Content : இந்த பத்தியில் சொல்ல வந்ததை ரத்தினச் சுருக்கமாகச் சொல்லுங்கள். வள வள வென்று இருக்கும் மடல் உரிய பயனைத் தராது.
பொதுவாக ஒரு இமெயிலை 2-3 நிமிடங்களுக்குள் படிக்குமாறு அமைக்க வேண்டும். சுருக்கமா சொல்லணும்னா இமெயில் படிக்கும் போது பதிவர் உ.த
நியாபகம் வரக்கூடாது.
KISS is the key to effective Emailing- Keep It Short and Simple.
அழகான ஆங்கிலம் (சும்மா ஒரு எ.கா - மொழி எதுவா வேணா இருக்கலாம்), Grammatical errors, Spelling mistakes, Punctuation
போன்றவற்றை கவனமாகப் பார்க்க வேண்டும்.
சொன்ன விஷயத்தைப் பத்தி யார் Follow up செய்வது என்பதைத் தெளிவாக சொல்ல வேண்டும். (I will update you further on this tomorrow
/ I will update you when there is a movement / Please get back to me on this tomorrow / Please let me know once you
know more about this / 'X' will explore the options and let the group know etc)

எழுதுவதற்கு விஷயங்கள் நிறைய இருந்தால் Bullet Points / Numbers இட்டு எழுதுங்கள், பெரிய Paragraph ஐ விட இந்த முறை படிப்பதற்கு
ஏதுவாக இருக்கும்.

நீங்கள் விடுமுறையில் செல்கையில் Who will fill in for you என்பதை தெளிவாக அவரது தொலைபேசி எண் / மின் மடல் முகவரியுடன்
குறிப்பிட்டு அவரையும் CC யில் சேர்க்க வேண்டும்.

3. Sign off : மடல் முடிந்த உடன் சும்மா Thanks / Regards என்றில்லாமல் ஒரு வரி எழுதினால் அழகாக இருக்கும்.
நான் உபயோகிக்கும் சில வரிகள்:
Looking forward to hear from you soon, I remain thanking you
Looking forward to hear from you soon and to be associated with you for a long time to come, I remain thanking you
Looking forward to meet you soon, I remain thanking you
Looking forward to have a mutually beneficial relationship with you for a long time to come, I remain thanking you


சில குறிப்புகள்
1. இமெயில் முழுவதும் capital letters உபயோகிப்பது சரியல்ல, அது திட்டுவதற்கு சமமாகக் கருதப்படுகிறது.
2. இமெயில் எழுதி முடித்த பின் ஒரு முறை படித்து பாருங்கள். பல தவறுகள் தெரிய வரும், பல வாக்கியங்களை சுருக்கி அழகாக

உதாரணத்துக்கு எனக்கு வந்த் இந்த இமெயிலைப் படியுங்கள்

HI EVERYBODY,
THERE IS A VERY HAPPY NEWS FROM ABC AND FAMILY!!!!!!!!!!!
WE ARE HAPPY TO INFORM THAT MY DAUGHTER MS. First name'S ALLIANCE HAS BEEN FIXED WITH
MR. First name Last name

THE MARRIAGEOF THIS PROSPECTIVE PAIR HAS BEEN FIXED ON 22ND JANUARY 2010!!!!


KINDLY TREAT THIS AS AN PERSONNAL INVITATION AND GRACE THE PAIR!!!!!!

PLEASE MAKE NECESSARY ARRANGEMENT FOR YOUR PRESENCE DURING THE MARRIAGE!!!!!

THIS IS OUR HUMBLE REQUEST ON THIS OCCASION!!!!!!!!!!!!!!!!

FROM,
MR.& MRS ABC & FAMILY,

இப்போ இப்படி இருந்தால் நல்லா இருக்கும் என்று நான் எழுதியதையும் படிங்க:

Hi All
Trust this email finds you in great shape.

Wish to share a happy news with you..

My daughter X is engaged to y and the marrige is scheduled for January 22nd 2010. Please mark this date on your
calendar and make it to this occassion.

Request you to treat this as our personal invitation and grace the occassion.

Hope to see you all at the venue....

regards
ABC family (நமக்கு நாமே Mr. எல்லாம் போட்டுக்கப்படாது..)
P.S : Your presence is the biggest present for us,So please avoid gifts...


ரெண்டாவது நல்லா இருக்கறா மாதிரி எனக்கு தெரியுது. உங்களுக்கு எப்படி தெரியுதுன்னு பின்னூட்டத்தில சொல்லுங்களேன்...

27 comments:

blogpaandi said...

நல்ல இடுகை. உதாரணங்களுடன் விளக்கியமைக்கு நன்றி.
Waiting for the next post.

வால்பையன் said...

//இமெயில் முழுவதும் capital letters உபயோகிப்பது சரியல்ல, அது திட்டுவதற்கு சமமாகக் கருதப்படுகிறது.//


அதுவும் கெட்ட வார்த்தையில திட்டுவதற்கு சமம்!

sriram said...

வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி பிளாக் பாண்டி
அப்பப்போ எழுதறேன்

sriram said...

வாங்க வால்பையன்..
’’அதுவும் கெட்ட வார்த்தையில
திட்டுவதற்கு சமம்!//

இது எல்லோருக்கும் தெரிஞ்சா சரி

ஹாலிவுட் பாலா said...

//அவரைப் பற்றியோ / விடுமுறையைப் பற்றியோ ஒரு வரி எழுதுங்கள்//
//////////


வாஷிங்டன் டி.சி. நல்லபடியா போய்ட்டு வந்தீங்களா...? :) :)

sriram said...

வாங்க பாலா..
சிகாகோ / நியூயார்க் பயணம் எப்படி இருந்தது?
எப்படி நம்ம மொய் விருந்து??

நாஞ்சில் நாதம் said...

//இயந்திரத்தனமான இமெயில்களையே பார்த்து பழகியவர்களுக்கு இந்த வரிகள் Refresing ஆக இருக்கும்//

இது எனக்கு நிறைய இடத்துல உதவியிருக்கு.

அருமையாக சொல்லியிருக்கீங்க

sriram said...

நன்றி நாஞ்சில் நாதம் வருகைக்கும்
கருத்துக்கும்

Porkodi (பொற்கொடி) said...

namaku naame thittam romba usefula iruku pola! 8 commenta nu odi vandha adhula 4 unglodadhe! grrrrr..

sriram said...

அப்படியில்ல பொற்கொடி, எல்லாம் ஒரு மரியாதைதான் (தனித்தனியா பதில் சொல்றது)
இப்படி கம்பேனி ரகசியத்தையெல்லாம் Bablic ல சொல்லப்படாது...
பதிவப் படிக்காம ஐயா 8 கமெண்ட் இருக்கு கும்மியடிக்கலாம்னு வந்தா இப்படித்தான் ஆகும்..

ambi said...

//உங்கள் இமெயிலை படிப்பவர் பல வேலைகளுக்கு இடையில் இருப்பார்//

ஆமா, ஆமா! கரக்ட்டா சொன்ன பா! :))

ஆமா, ஆமா! கரக்ட்டா சொன்ன பா!

உதாரணம் எல்லாம் நல்லா தான் இருக்கு. அது பின் குறிப்பு இல்ல பா, ஆப்பு. :))

நிறைய பேர் கேப்பிடல் லெட்டர்ல எழுதறத்துக்கு முக்ய காரணம் அவங்க இ மெயில் பாஸ்வேர்டு கேப்ஸா வெச்சு இருப்பாங்க. :p

sriram said...

வாங்க அம்பி சார்...
’’ஆமா, ஆமா! கரக்ட்டா சொன்ன பா! :))’’
ஆமா நெறைய பேர் ஆணி பிடுங்கறதுலயும், நீங்க, பொற்கொடி போன்றவர்கள் பிளாக் படிக்கற்துலயும் ரொம்ப பிஸி இல்லயா???

‘’நிறைய பேர் கேப்பிடல் லெட்டர்ல எழுதறத்துக்கு முக்ய காரணம் அவங்க இ மெயில் பாஸ்வேர்டு கேப்ஸா வெச்சு இருப்பாங்க. :p’’

இது புது மேட்டரா இருக்கே....

Porkodi (பொற்கொடி) said...

yaru sonna naanga blog padikradhula busy nu? naanellam vidiya vidiya velai pathutu thaan blog padikiren! ambiyum vidiya vidiya diaper mathitu thaan blog pakkam varuvar! summa vaai pulichudho maangai pulichudho nu pesaradhu seri illa aama! :D

sriram said...

செரிங்க மேடம், நீங்க சொன்னா கேட்டுக்கறேன்...
I know you hardly work
(note my words, I did not say "I know you work hard" :))

ஷைலஜா said...

தாமதமா வந்திருக்கேன்.....அழகா இமெயில் எழுத சொல்லித்தரீங்க பாஸ்(டன் ஸ்ரீராம்)..முழுக்க படிச்சிட்டு வந்து பின்னூட்டமிடறேன் வெயிட்டீஸ்!

ஷைலஜா said...

ரொம்ப உபயோகமான பதிவு ஸ்ரீராம்..சுருக்கமா அழகா சொல்லும் உங்க பாணிக்குப்பாராட்டு! விவேகானந்தா ராஜகோபாலன் அவர்கள் ’யாரிது எனக்குப்போட்டியா?”ன்னு கேக்கப்போறார்! இணைய ஆங்கிலநன்னன் ஆகிட்டீங்க!!

sriram said...

ஷைலஜா said...
ரொம்ப உபயோகமான பதிவு ஸ்ரீராம்..சுருக்கமா அழகா சொல்லும் உங்க பாணிக்குப்பாராட்டு! விவேகானந்தா ராஜகோபாலன் அவர்கள் ’யாரிது எனக்குப்போட்டியா?”ன்னு கேக்கப்போறார்! இணைய ஆங்கிலநன்னன் ஆகிட்டீங்க!!

யக்கோவ், உங்களுக்கு காமடி சூப்பரா வருது, போட்டு பின்றீங்க.....

ambi said...

//விவேகானந்தா ராஜகோபாலன் அவர்கள் ’யாரிது எனக்குப்போட்டியா?”ன்னு கேக்கப்போறார்! //

@ஷைலக்கா, இதுக்கு ஸ்ரீராமை ரெண்டு அடி அடிச்சு இருக்கலாம். இவரு எவ்ளோ யூத்தா காக்க காக்க சூர்யா மாதிரி இருக்காரு, போட்டோ எல்லாம் போட்டு இருக்காரு பாருங்க. :))

@பாஸ்,என் அக்கவுண்ட் நம்பரை தனி மெயிலில் அனுப்பறேன்! :))

sriram said...

அம்பி,
அண்ணனும் தம்பியும் இந்த நக்கலை எங்க கத்துக்கிட்டீங்க..
தாமிரபரணி தண்ணியில தானா வந்ததா??
இருந்தாலும் காக்க காக்க சூர்யா மாதிரி இருக்கேன்னு சொன்னதுக்கு நன்றி..
அந்த ஹாட்கை ஐடியை நெஜமாவே உருவாக்கிடலாம்னு தோணுது..

வலைபின்னுபவர் said...

நல்ல இடுகை.நன்றி

sriram said...

வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி வலை பின்னுபவரே, பேரை மட்டுமாவது சொல்லலாமே

வலைபின்னுபவர் said...

நான் ஒன்னும்ம் பெரிய ஆளில்லை.
பின்னூட்டம் கிடைத்ததா‍,மேல ஒன்னும் கேட்ககூடாது :)


ஐசக் சாம்‍,மும்பை..

Morpheus said...

Hi Boston Sriram,
Enjoyed your article. However, I beg to differ with you regarding the usage of "Looking forward to hear from you soon..." in your posting.
It must be "Looking forward to 'hearing' from you". Gerund form (ing) of a verb must be used when it follows a preposition.

sriram said...

Hi Morpheus
Thanks for Pointing out the mistake I have been making, will correct it

Morpheus said...

>>Hi Morpheus Thanks for ....<<
You are welcome, Sriram! I recently came across your blog while surfing and I thoroughly enjoy your articles. Your blog will be one of my favorite blogs :)

sriram said...

I'm honored Morpheus

D. Chandramouli said...

Dear Sriram

I came across your blog through Jackie Sekar's. Very interesting and informative.

I live in Jakarta, Indonesia.

Btw, the word 'occassion' should be spelled as 'occasion' with only one 's'. This is not to find fault; I just noticed it.