அழகா இமெயில் எழுதலாம் வாங்க

இ மெயில் இன்று நம்மில் பலரின் வாழ்க்கையில் இன்றியமையாதாகப் போய்விட்டது. Personal / Official communication
எல்லாவற்றிற்கும் இன்று நாம் நம்பி இருப்பது இ மெயில்தான். இந்தப் பகுதியில் இ மெயிலில் செய்ய வேண்டிய / செய்யக்கூடாத சில விஷயங்களைப்
பற்றிப் பார்க்கலாம்.

முதலில் (First Firt இல்ல) பேசும்போது இ மெயில் என்று சொல்லிப்பழக வேண்டும், நம்மில் பலர் இன்னும் மெயில் அனுப்பறேன்னே சொல்றோம்.
என்னிடம் நீங்க மெயில் அனுப்புறேன்னு சொன்னா, நான் ஓரிரு நாட்களில் United States Postal service அல்லது Indian Postal service
வழியாக வரும் லெட்டரைத்தான் எதிர்பார்ப்பேன், ஏன்னா நீங்க சொன்னது அதுதான். ஸ்டாம்ப் ஒட்டி (சில சமயம் ஒட்டாமலும்) போஸ்டல் சர்வீஸ் வழியாக
அனுப்புவதுதான் மெயில், கம்ப்யூட்டர் & இண்டெர்நெட் உபயோகித்து அனுப்புவது Electoric Mail in short Email.

இனி இமெயில் பத்தி பாக்கலாம். முதல் விஷயம் Email ID மற்றும் service provider. Official Email ID தேர்ந்தெடுக்கும் உரிமை நமக்கு இல்லை
வடிவேலு.கைப்புள்ள@கோக்ரான்மேக்ரான்.com என்ற format உங்கள் நிறுவனம் உபயோகித்தால் அதை மாற்ற முடியாது, ஆனால் Personal Email ID
தேர்ந்தெடுக்கும் போது கவனம் தேவை. முடிந்த வரையில் உங்கள் பெயரை மட்டும் உபயோகித்து ID create பண்ணுங்கள். நீங்கள் வேலை பார்க்கும்
ஜாதியாக இருந்தால் (Working class) கூடுதல் கவனம் தேவை, ஏன்னா ரெஸ்யூமேவில் அந்த ID தான் இருக்கும். எனக்கு தெரிந்த சிலர் idly2000,
powerbala, hessed,mailmeram,itsmeram என்றெல்லாம் வைத்திருக்கிறார்கள். இதையெல்லாம் ரெஸ்யூமேவில் பார்த்தால் அவரைப் பற்றி ஒரு
Casual Image விழுந்துவிடும், இந்த மாதிரி Fancy ID எல்லாம் chat க்கு வைத்துக்கொள்ளுலாம், ரெஸ்யூமேவில் வேண்டாம்.
Gmail / yahoomail/ Hotmail போன்ற பாப்புலரான domain ஐ தேர்ந்தெடுங்கள், comcast.net போன்ற ISP ID வேண்டாம்.

அடுத்தது பெறுனர் (Receiver's email ID), யாருக்கு இமெயில் அனுப்புறதுன்ற மேட்டர்ல சந்தேகம் ஏதும் இருக்காதுங்கறதால அடுத்த லைனுக்குத்
தாவலாம்.
CC (Carobon copy) - இது ஒரு முக்கியமான பகுதி. இ மெயிலில் சொல்லப்பட்டிருக்கும் விஷயம் யாருக்கெல்லாம் தேவையோ எல்லரையும்
CC இல் கண்டிப்பா சேக்கணும், யாருக்கெல்லாம் தேவையில்லயோ அவங்களை கண்டிப்பா சேக்கக் கூடாது. புடுங்குற ஆணி எல்லாமே தேவையில்லாத
ஆணிங்கறா மாதிரி ஆபீஸ் பாயைத்தவிர எல்லாரையும் CC ல சேர்க்ககூடாது (ராத்திரி லேட்டா வேலை செய்யும் போது இதை பலர் செய்யுறதைப்
பார்க்கிறேன் - அவங்க Hardwork பண்ணுறாங்களாம்- இது எரிச்சலைத்தான் உண்டு பண்ணும்). ஒருவருக்கு அனுப்பும் முதல் மடலில் அவரோட பாஸுக்கு
CC போடக்கூடாது. குறிப்பிட்ட நேரத்துக்குள் அவரிடமிருந்து Reply / Solution கிடைக்கலைன்னா Escalation மடலை பாஸுக்கு அனுப்பலாம் அல்லது
cc இல் சேர்க்கலாம். ஆனா உங்கள் அலுவகத்திலோ அல்லது வர்த்தகத் தொடர்புடைய வேறொரு அலுவகத்திலோ உள்ள ஒருவருக்கு பாராட்டு மடல்
(Appreciation email) அனுப்பும்போது அவருடைய பாஸுக்கு CC போடுங்கள். அடுத்த முறை அவருக்கு ஏதாவது ஒரு Request அனுப்பும்போது
வித்தியாசத்தைப் பாருங்கள்.

Official Communication அனுப்பும்போது தன்னுடைய Personal IDக்கோ நண்பர்களின் ID க்கோ CC அனுப்பாதீர்கள். கண்டிப்பா
அந்த மின்மடல் உங்களுக்கோ நண்பருக்கோ தேவைன்னா BCC அல்லது Forward செய்யுங்கள்.

அடுத்த லைன் BCC (Blind Carbon Copy): Official Communicationல பெறுனருக்குத் தெரியாமல் மற்றொருவருக்கு
அனுப்பும் தேவை அடிக்கடி வராது.. BCC இல் இருப்பவர் அந்த இமெயிலுக்கு பதில் அனுப்ப முடியாது என்பதையும் மறந்து போய் அவர் பதில் அனுப்பி
விட்டால் BCC விஷயம் பெறுனருக்குத் தெரிந்து விடும் என்பதையும் கவனத்தில் கொள்ளவேண்டும்.முடிந்த வரை BCC உபயோகிப்பதை தவிர்க்கணும்,
இன்னாருக்கும் இந்த மடல் செல்கிறது என்பதை பெறுனருக்கும் தெரியப்படுத்துபடி CC போடலாம்.

நம்மில் பலர் Wishes / Invitation / chain emails அனுப்பும்போது நண்பர்கள் அனைவரையும் CC யில் சேர்த்து விடுகின்றனர்.
இது தவிர்க்கப்பட வேண்டிய ஒன்று. இதன் மூலம் அனைவரின் முகவரியும் எல்லோருக்கும் தெரிந்து விடும்.
இ மெயில் அனுப்பும் நண்பரின் whole address book எனக்குத் தேவையில்லாதது மேலும் என்னுடைய முகவரியை அனைவரும் தெரிந்து கொள்வதை
நான் விரும்ப மாட்டேன் (இது பெண்களுக்கு அதிகம் பொருந்தும்), இந்த சமயங்களில் அனைவரின் முகவரிகளையும் BCC யில் சேர்க்க வேண்டும்.

நீங்க கொட்டாவி விட ஆரம்பிக்கறது தெரிகிறது, Body of the email பற்றி அடுத்த பதிவில் பார்க்கலாம், முதல்ல Spoken English இப்போ இ மெயில்
உங்க கழுத்துல ரத்தம் வர்ற வரைக்கும் விடறதா இல்ல...

என்னோட இமெயில் Caption சொல்லி இந்த பதிவ முடிக்கிறேன்

The pessimist complains about the wind; the optimist expects it to change; the realist adjusts the sails,I am a realist...


டிஸ்கி: நான் ஆங்கில அறிஞனோ புரபசரோ இல்ல, communication பத்தி எல்லாம் தெரிஞ்ச Management Guru ம் கிடையாது. என்னோட பதினாறு
வருஷ சர்வீஸ்ல முட்டி மோதி தெரிஞ்சிக்கிட்டத, இந்த பதிவுல போடறேன். எல்லாமே சரின்னு சொல்லலை. தவறு இருந்தால் சொல்லுங்க, திருத்திக்கறேன்.
எனக்குத் தெரிஞ்ச சில விஷயங்கள் பலருக்குத் தெரியாமல் இருக்கலாம், அவிங்களுக்கு இதெல்லாம் பயன்படலாம். நாலு பேருக்கு நல்லது நடக்கும்னா
எவ்வளவு மொக்க வேணா போடலாம்தானே....